【第68話】誰が見てもわかる作業定義書｜ITパスポート 令和3年度 問54

登場人物

美咲（みさき）

女子大生。就活のエントリーシートの資格欄が真っ白なことに気づき、慌ててITパスポートの勉強を開始。ITは完全に素人。高校時代は可愛くて人気者だったので、ちょっとプライドが高い。素直じゃない。

拓也（たくや）

美咲の高校時代の同級生。東京大学工学部。子どもの頃からパソコンばかりいじってきた生粋のオタク。実は美咲のことが好きだが、10年近く言い出せていない。教えるのは得意だが、口が悪いのが玉に瑕。

今日の問題

第1幕：模擬店準備の教室で

12月、美咲の大学の学園祭が近づいていた。所属サークルでたこ焼きの模擬店を出すことになり、幹事の一人になった美咲は準備に追われている。手伝いに来た拓也が、壁に貼られた作業リストを見て言った。

拓也

これ、"仕入れ""仕込み""看板作り"って、作業だけがリストになってるんだね

美咲

うん、みんなで手分けする用に貼り出したの。……あ、それ、今日の問題にちょうどいい話?

拓也

さすが、わかってきたね。今回は本当に、このリストの"足りないところ"が手がかりなんだ

第2幕：進捗を管理するための文書でしょ

段ボールに座り、拓也がノートを広げる。

美咲

じゃあ答えるわね。これイでしょ。『作業の進捗を管理する』

拓也

お、なんでそう思った?

美咲

だって、"補助文書"って言われたら、進み具合をチェックするためのものかなって思ったのよね

拓也

発想はわかるんだけど、実は"進捗を管理する"のと"作業の中身をはっきりさせる"のは、目的が違うんだ

美咲

え、違うの?

拓也

うん。進捗管理は、また別の表や仕組みでやること。今日の問題が聞いてる補助文書は、"この作業は具体的に何をするのか""どうなったら完了なのか"を明確にするためのものなんだ

第3幕："仕入れ"だけじゃ、わからない

拓也は、壁の作業リストの「仕入れ」という文字を指さした。

拓也

この"仕入れ"って書いてあるだけだと、誰が見ても同じことを思い浮かべると思う?

美咲

うーん……人によって、たこの仕入れだと思う子もいれば、ソースとか紙皿とか、備品の仕入れだと思う子もいそうね

拓也

そのとおり。曖昧なままだと、認識がバラバラになる。だから、"仕入れ＝食材Aとロ、○日までに、△△店で購入完了"みたいに、作業の内容と完了基準を具体的に書いた説明書を作る。これがWBS（Work Breakdown Structure、作業分解構成図）の補助文書（作業記述書）なんだ

美咲

あ……! 　"何を"やって"どうなったら"終わりなのかが、はっきりするってことね

拓也

そのとおり。正解はエ。WBSで定義した作業の内容と意味を明確にする。これが補助文書の目的。この一手間があると、みんなの認識のズレがなくなるんだ

美咲

なるほどね……。うちのサークルにも、今すぐ必要な考え方かも

第4幕：……字、下手すぎない？

説明を終えた拓也が、空いていた看板用のベニヤ板を見つけて言った。

拓也

よし、俺、看板の文字くらい書けるよ。手伝う

美咲

え、いいの? 　じゃあお願い

拓也が自信満々に筆を取り、「たこ焼き」と書き始める。……が、出来上がった文字は、線が震え、バランスもガタガタだった。

美咲

……字、下手すぎない?

拓也

……あれ、思ったより難しい

美咲

ちょっと待って、これじゃお客さん来なくなっちゃう

拓也

面目ない。……上書きしていい?

美咲

もういいから、そこ座ってて。文字は私が描くから

拓也

すみません……

結局、拓也は材料の袋を運ぶ係に回ることになった。

第5幕：残りの選択肢を片付ける

材料を運びながら、拓也が続きを説明する。

美咲

……気を取り直して。残りのアとウも教えて

拓也

アの『使用するデータの意味を明確に定義する』は、データディクショナリという別の文書の役割。売上データや在庫データなど、扱う情報の定義を整理するためのものなんだ

美咲

ウは?

拓也

ウの『スケジュールのクリティカルパスを求める』は、PERT図やガントチャートを使って求めるもの。どの作業が遅れると全体のスケジュールに影響するか、を見るための別の道具なんだ

美咲

補助文書は作業内容の明確化、データディクショナリはデータの定義、クリティカルパスはPERT図やガントチャートで求める。……全部、違う道具でカバーしてるのね

拓也

完璧な整理。WBSまわりの文書は、それぞれ役割が細かく分かれてるんだ。模擬店の準備にも、応用できるところがたくさんありそうだね

まとめ：選択肢ごとの答え合わせ

答えエ　WBSで定義した作業の内容と意味を明確に定義する

覚え方のコツ

"仕入れ"だけじゃ伝わらない。誰が見てもわかる説明書を作る。

• WBSの補助文書（作業記述書）＝作業の内容と完了基準を明確にし、認識のズレをなくすための文書
• 進捗管理は補助文書の目的ではなく、別の仕組みで行う
• データディクショナリはデータの定義、クリティカルパスはPERT図やガントチャートで求めるもの。それぞれ役割が異なる

エピローグ

材料の搬入がひと段落し、二人は空き教室のベンチで一息ついた。

美咲

今日は、あんたの字が下手すぎることが発覚した日だったわね

拓也

返す言葉もございません……

美咲

まあ、材料運びはちゃんとやってくれたから、よしとしましょう

拓也

ありがとうございます……。当日も、何か手伝えることあったら言って

美咲

そのときは頼りにするから。……こういう準備、一人だと大変だったから、正直助かってる

拓也

うん、いつでも呼んで

拓也心の声

……美咲の"日常"に、少しずつ混ざれてる気がするな

美咲

なに黙ってるのよ

拓也

いや、なんでもない。明日からもよろしく

美咲

うん、よろしく

教室の窓の外、学園祭前日の構内は、明かりが灯り始めていた。

今日のポイントおさらい

1. WBSの補助文書（作業記述書）＝作業の内容と完了基準を明確にし、認識のズレをなくすための文書
2. 進捗管理は、補助文書とは別の仕組みで行う
3. データディクショナリは、扱うデータの意味を定義するための別の文書
4. クリティカルパスは、PERT図やガントチャートを使って求めるもの
5. WBSまわりの文書は、それぞれ役割が細かく分かれているため、目的ごとに使い分ける

この記事はITパスポート試験 令和3年度 問54（マネジメント系／プロジェクトマネジメント）の解説です。